Web content management

What is it for, what the advantages are, and what technologies are currently trending

A web content management system (WCMS) is the term used to describe a CMS (content management system), which is a set of tools for managing digital information stored on a website that also allows the user to create and manage content without any knowledge of programming or markup languages such as XML. WCMS is a program that helps users to maintain, control, change and adjust the content on a webpage.

WCMS behaves similarly to a traditional content management system – managing the integrity, editing and information lifecycle – but is specifically designed for handling web content.

The typical functionality of a WCMS system might include the ability to create and store personalised content on the website, with editors being able to review and approve content before it is published and configure an automated publication process. There is an increasingly greater need for such platforms to provide both creative options and accessibility, not just for content, but covering the entire user experience – solutions that manage the uploaded content and facilitate the monitoring of the entire user journey – regardless of the channel being used.

Pros and cons

There are several elements to consider when using a WCMS.

On the one hand, WCMS platforms are usually inexpensive and intuitive to use, as they don’t require technical programming expertise in order to manage and create content. The WCMS workflow can also be personalised by creating several accounts to manage different profiles.

On the other hand, WCMS implementations can sometimes be extremely costly, demanding specific training or certification. Maintenance can also incur extra expense, for licensing upgrades or updates. Security can also be a concern, given that in the event of a safety threat, hackers might explore vulnerabilities which could potentially damage user perceptions of the brand.

Choosing the right WCMS solution

With a WCMS, the content is predominantly stored in a database and grouped using the help of a flexible language such as XML or .Net.

There are several options using open-source WCMS, such as WordPress, Drupal and Joomla for more generic functions. But there are also solutions that cater to specific needs, such as, for example, the Marketing 360 platform, Filestack and CleanPix.

And there are the commercial solutions currently on the market, such as Sitecore, a single platform that comprises several WCMS components, Content Personalization, Content Marketing, Digital Asset Management and E-Commerce. This is one of the major advantages of this platform, as instead of acquiring and integrating the different components that will consume content and information from an adjacent system, in Sitecore’s case, contact data and information and interactions performed through the different channels are already available in the platform, ready to be used and processed by different functions and for different purposes: creating campaigns, sending emails, creating marketing workflows and customisation rules, among others.

WCMS solutions provide different functionalities, with several levels of depth and specific purposes. Before selecting the platform, consider the following functionalities:

  • Configuration: ability to activate and deactivate functionality using specific parameters.
  • Access management: managing users, permissions and groups.
  • Extension: the capacity to install and configure new functionalities and/or connectors.
  • The ability to install models with new functionalities
  • Customisation: ability to change specifications to customise some features, through toolkits or interfaces.
  • WYSIWYG: capacity to provide a “What you see is what you get” mechanism, allowing content managers to know, while making alterations, what the users will see after launching a new version of the content. A good example of this is provided on Sitecore’s “Experience Editor”
  • Integration: ability to integrate the WCM solution with other previously installed solutions, or with external solutions in order to gather information from both ends; for example, integration with Microsoft CRM Dynamics 365 or Microsoft SharePoint.
  • Flows: capacity to incorporate a flow configuration mechanism for content approval and alteration, from different content creators with different profiles, plus content publishing.
  • User experience: editing is less complex, with built-in templates that add a predetermined functionality to the page, with no additional training needed.
  • Technical assistance and updates: consider the degree of technical support you will receive, as well as the level of accessibility for making system updates.

The advantages of WCMS

A major advantage of WCMS is the fact that the software solution gives you consistent control over the look and feel of the website – brand, wire frames, navigation – simultaneously granting the functionality to create, edit and publish content – articles, photo galleries, video, etc. WCMS can be the best solution for companies looking for a rich content repository, focused on brand consistency.

Other advantages:

  • Automated templates;
  • Controlled access to the page;
  • Scalability;
  • Tools that allow simple editing, via WYSIWYG solutions;
  • Regular software updates;
  • Workflow management;
  • Collaboration tools that provides users with permission to modify the content;
  • Document management;
  • Ability to publish content in several languages;
  • Ability to retrieve older editions;
  • Ability to analyse content across devices (desktop, mobile, tablet, watch).
  • Omnichannel content availability.

Our vision

Content management is a relevant topic, although not recent. However, a topic that gained a lot of traction during recent years is the capacity to use customised content, offering a relevant experience to all users. In order to achieve this goal, Xpand IT decided to go into partnership with Sitecore, because we believe it to be the best platform for addressing customisation challenges, benefiting from the aforementioned advantages and also exploiting the fact that Sitecore allows Headless implementations (separating the entire content from the presentation layer), as well as integration with mobile platforms (producing true omnichannel solutions). We are certain that this technology has a lot to offer and we are excitedly looking forward to implementing new functionalities, which will be available soon and launched with the intent of fulfilling our vision – offering relevant and personalised content for everyone, at any time, in any place.

Sílvia RaposoWeb content management

Web content management

Para que serve, quais as vantagens e que tecnologias são hoje em dia uma referência

Por Web Content Management System (WCMS), entende-se a utilização de um CMS (Content Management System), que mais não é que um conjunto de ferramentas que permite a qualquer entidade gerir a sua informação digital alojada num website, com a possibilidade de criar e gerir conteúdo sem ser necessário conhecimentos de programação ou linguagens de markup. O WCMS é um programa que ajuda a manter, controlar, mudar e a ajustar o conteúdo numa webpage.

O WCMS comporta-se de forma similar a uma gestão de conteúdos tradicional – gerindo a integridade, edições e ciclo de vida da informação – com a ressalva que esta gestão é efetuada para conteúdo especificamente designado para a web.

Alguns aspetos de destaque de qualquer WCMS são a possibilidade de criar e manter conteúdo personalizado no website; a possibilidade de editores poderem rever e aprovar conteúdo antes da publicação; e o estabelecimento de um processo de publicação automático.  A par disto, há uma necessidade cada vez maior de ter plataformas que permitem criar e disponibilizar não somente conteúdos, mas toda uma experiência de utilização – soluções que consomem os conteúdos carregados e que permitem, ao mesmo tempo, acompanhar toda a jornada do utilizador – independentemente do canal que estiver a ser utilizado.

Prós e Contras

A utilização de um WCMS tem vários aspetos que devem ser considerados.

Por um lado, as plataformas de WCMS são usualmente pouco dispendiosas e muito intuitivas em termos de utilização, não sendo, por isso, necessários conhecimentos técnicos de programação para gerir e criar conteúdo. O próprio workflow do WCMS também pode ser personalizado com a criação de várias contas para diferentes perfis.

Por outro lado, algumas implementações no WCMS podem ser algo dispendiosas ao requererem formação ou certificações. A manutenção pode também acarretar custos, requerendo upgrades ou updates de licenciamento. A segurança é também uma preocupação nestas plataformas, uma vez que, quando existem ameaças de segurança, por vezes cria-se uma vulnerabilidade que pode ser explorada por hackers, podendo potencialmente prejudicar a percepção das marcas por parte dos seus clientes.

Escolher a melhor solução de WCMS

Num WCMS o conteúdo é na sua maioria mantido numa base de dados e agrupado utilizando uma linguagem flexível, como XML ou .Net.

Existem várias opções que utilizam WCMS open-source, como o WordPress, Drupal e Joomla para funções mais genéricas; há também soluções que endereçam necessidades específicas, como por exemplo, a plataforma Marketing 360, a Filestack e a CleanPix.

Por outro lado, temos atualmente no mercado soluções comerciais como é o caso de Sitecore que agrega numa única plataforma componentes de WCMS, Personalização de Conteúdos, Marketing, Digital Asset Management e E-Commerce. Esta é uma das grandes vantagens desta plataforma que, ao invés de adquirir e integrar os diversos componentes que irão consumir conteúdos e informação a um sistema adjacente, neste caso os dados e informação de contatos e interações efetuadas através dos diversos canais já existem e encontram-se disponíveis na plataforma. Estes dados já se encontram prontos a serem utilizados e trabalhados por diferentes áreas e para diferentes propósitos: criação de campanhas, envio de emails, criação de fluxos de marketing e criação de regras de personalização, entre outros.

As soluções WCMS providenciam diferentes funcionalidades, com diversos graus de profundidade e propósitos específicos. Antes de selecionar a plataforma, considere funcionalidades como:

  • Configuração: a possibilidade de ativar e desativar funcionalidades através de parâmetros específicos para o efeito.
  • Gestão de Acessos: gestão de utilizadores, permissões e grupos.
  • Extensão: integração e capacidade de instalação e configuração de novas funcionalidades e / ou conectores.
  • Possibilidade de instalar modelos com novas funcionalidades.
  • Customização: possibilidade de alterar as especificações de forma a personalizar algumas features, através de toolkits ou interfaces
  • WYSIWYG: capacidade de disponibilizar um mecanismo de “What you see is what you get”, permitindo aos Gestores de Conteúdo perceber, no momento das alterações, o que os utilizadores irão visualizar após a disponibilização da nova versão dos conteúdos. Um bom exemplo é a funcionalidade disponível na plataforma Sitecore denominada de “Experience Editor”
  • Integração: possibilidade de integrar a solução de WCM com outras soluções já instaladas ou com outras soluções externas por forma a agregar a informação de ambas; por exemplo integração com Microsoft CRM Dynamics 365 ou Microsoft SharePoint.
  • Fluxos: capacidade de incorporar mecanismo de configuração de fluxos de aprovação da alteração de conteúdos, por diferentes autores de conteúdo com diferentes perfis, e de publicação de conteúdos.
  • User Experience: permite que a edição seja feita de forma pouco complexa, com templates built-in que adicionam uma funcionalidade pré-definida à página, sem ser necessário ter formação adicional.
  • Assistência técnica e updates: considerar o nível de apoio técnico que irá receber, assim como o nível de acessibilidade aos updates do sistema.

Vantagens de WCMS

Uma grande vantagem do WCMS é o facto de ser a solução de software que permite controlo consistente do look and feel do website- a marca, wire frames, navegação – ao mesmo tempo que permite a possibilidade de criar, editar e publicar conteúdo – artigos, galerias de fotos, vídeo, etc. No caso de empresas que possam dispor de repositório de conteúdo muito rico ou focado em brand consistency, a solução mais adequada poderá ser um WCMS.

Outras vantagens incluem:

  • Templates automatizados;
  • Aceso controlado à página;
  • Expansão escalável;
  • Ferramentas que permitam uma edição simples, através de soluções WYSIWYG
  • Updates regulares de software;
  • Gestão de workflow;
  • Ferramentas de colaboração que permitam a vários utilizadores modificar conteúdo;
  • Gestão de documentos;
  • Possibilidade de publicar conteúdo em várias línguas;
  • Possibilidade de recuperar edições mais antigas.
  • Possibilidade de analisar os conteúdos em diferentes dispositivos (desktop, mobile, tablet, watch).
  • Disponibilização de conteúdos omnicanal.

A nossa visão

A gestão de conteúdos é uma temática relevante, embora não seja recente. No entanto, o tema que tem ganho muita tracção ao longo dos últimos anos é a capacidade de utilizar conteúdos de forma personalizada, para oferecer uma experiência relevante aos utilizadores. Para concretizar esta visão, a Xpand IT estabeleceu há já algum tempo uma parceria com a Sitecore porque acreditamos que esta á a plataforma certa para endereçar os desafios da personalização, tirando partido das vantagens que já foram referidas mas também de outras como o facto de o Sitecore permitir implementações Headless (separando todo o conteúdo da camada de apresentação) bem como a integração com plataformas móveis (potenciando verdadeiras soluções omnicanal). Estamos certos que a tecnologia tem muito para oferecer ao mercado e olhamos com entusiasmo para as novas funcionalidades que serão, em breve, disponibilizadas para concretizar cada vez mais esta visão – oferecer conteúdo relevante e personalizado a qualquer pessoa, a qualquer momento e em qualquer canal.

Sílvia RaposoWeb content management

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