Ana Paneiro

Iniciativas 2º semestre: onde vamos estar?

O 2º semestre começa em setembro e nós, apesar de ainda estarmos em julho, já estamos a preparar a nossa presença em alguns eventos de referência. Como é hábito, a Xpand IT faz questão de participar em eventos organizados por outras empresas de referência, porque demonstrar o nosso expertise é um dos nossos grandes objetivos ao longo do ano. Para além disso, queremos sempre estar onde está a inovação. Por isso é importante para nós compreender as novas tendências, discutir novas tecnologias com os nossos pares e descobrir novas abordagens.

DSPA Insights: 19 e 20 de setembro

O primeiro evento no qual estaremos presentes será o DSPA Insights 2019. Este é um evento organizado pela Associação Portuguesa de Data Science, cujo foco principal é debater o que de melhor se faz nas áreas de data science e de inteligência artificial, tanto a nível nacional como a nível internacional. Esta será a segunda edição desta conferência, que se irá realizar no campus da Nova SBE, nos dias 19 e 20 de setembro.

Porque este ano lançámos a nova unidade de Data Science, faz sentido para a Xpand IT marcar presença neste evento, abordar diferentes formas de encarar diferente projetos que tem vindo a desenvolver e apresentar alguns pontos de vista em relação a esta nova área de atuação, através de uma apresentação com o título: Operationalize Dara Science Solutions – How to tackle Enterprise Challenges.

IDC Directions 2019: 17 de outubro

A segunda conferência externa na qual iremos participar será organizada pela IDC e é, hoje em dia, um evento de referência na área das tecnologias de informação em Portugal. O IDC Directions 2019 decorrerá no dia 17 de outubro, no Centro de Congressos do Estoril – à semelhança das edições dos anos anteriores – e, para 2019, o mote é: Multiplied Innovation: Scaling a Technology Revolution.

São esperados mais de 1400 participantes, e cerca de 30 oradores de várias empresas de referência em Portugal, entre os quais Serge Findling, Vice President of Research, Digital Transformation da IDC; Heath Salwner, Start with Why Igniter (Simon Sinek Disciple).

Como habitual, a Xpand IT estará presente enquanto Silver Expositor, e terá um stand no piso superior, no qual garantirá dinâmicas sempre voltadas para as áreas tecnológicas em que atua.

Web Summit 2019: 4 a 7 de novembro

A Web Summit é já uma conferência de referência mundial, na qual as maiores tecnológicas se juntam para inspirar, apresentar inovações, e fomentar negócio. Este é um evento que se caracteriza por juntar alguns dos melhores oradores do mundo, provenientes de várias áreas, mas também grandes investidores e empresários, que procuram apostar em novas tecnologias ou em start-ups promissoras.

A Xpand IT estará, mais uma vez, presente nesta conferência, este ano com um espaço maior, mais interativo, e com a promessa de novas dinâmicas. Visitem-nos no stand, conheçam os nossos projetos, e levem convosco os nossos brindes!

Ana PaneiroIniciativas 2º semestre: onde vamos estar?
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Estágios de Verão 2018

É em modo de coração cheio que fechamos mais um programa de Estágio de Verão na Xpand IT. Esta terceira edição prometia apostar no verdadeiro potencial e proporcionar uma experiência marcante durante as férias de Verão a estudantes e recém-licenciados. E o prometido é devido: recebemos 23 participantes, distribuídos entre os escritórios de Lisboa, Braga, Porto e Viana do Castelo. Todas as áreas tecnológicas da Xpand IT receberam de braços abertos os estagiários, que foram rapidamente integrados nos projetos e nas diferentes iniciativas do dia-a-dia da empresa.

Durante este acolhimento, quisemos transmitir o ADN da Xpand IT, que vai além dos desafios profissionais nos vários projetos; foi com esse espírito que organizámos diversos almoços nas várias equipas para promover o convívio e amizade entre colegas e criámos diversas iniciativas desportivas, como treinos de corrida semanais e uma aula de Surf, porque somos fieis ao princípio “corpo são, mente sã”.

É com enorme satisfação que dizemos que o balanço destes dois meses ao abrigo do programa de Estágios de Verão 2018 foi bastante positivo tanto para a empresa como para quem nos visitou. Feito o balanço, partilhamos alguns testemunhos pela voz de quem por cá passou:

Até agora esta experiência foi fantástica. O início do meu projeto foi muito diferente dos que experienciei na Faculdade, fez-me investigar conceitos que eu conhecia, mas nunca tinha utilizado. No fundo, a experiência é muito enriquecedora, não só por causa do projeto em si, mas também devido a toda a rotina do trabalho que eu não tinha experienciado. O escritório de Braga é um ótimo sítio para trabalhar, porque todas as pessoas fazem com que te sintas confortável e ajudam-te sempre que precisas.

Adriana Guedes

Depois de 5 semanas a trabalhar na Xpand IT, sinto que estou mais confortável e consigo resolver problemas mais facilmente, a cada dia que passa. O ambiente laboral motiva-me para alcançar o meu potencial absoluto, não apenas com projetos de trabalho, mas também projetos pessoais, criando com isto uma sede de conhecimento que nunca senti antes.

António Melo

É uma experiência épica, sinto que a Xpand IT é uma empresa cativante, com pessoas simpáticas e alegres, sempre prontas para nos ajudar. Tenho sorte em trabalhar em algo que realmente gosto. Graças a isso, venho sempre trabalhar para a Xpand IT com um sorriso!

Cláudio Correia

Esta experiência foi mais uma edição de sucesso, pautada tanto pela integração nas equipas como pela contribuição dos estagiários nos vários projetos desenvolvidos nas equipas técnicas.

Aqui ficam alguns dos melhores momentos do nosso acolhimento:

  • Estágios de Verão
  • Estágios de Verão
  • Estágios de Verão
  • Estágios de Verão
  • Estágios de Verão
  • Estágios de Verão

A maior prova deste sucesso é termos ganho uns quantos colaboradores que vão integrar a empresa e continuar connosco vestindo a camisola de Xpanders!

Ana PaneiroEstágios de Verão 2018
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Best practice for service request management

Service request management

What are service requests?

IT teams receive a wide variety of service requests from their clients, including requests for access to apps, software improvements, computer upgrades and new smartphones. These kinds of requests are known, according to ITIL, as “Service Requests”, and “Request Fulfilment” is the corresponding management process. A lot of service requests are recurring, and in order to obtain maximum efficiency, it is necessary to establish processes and procedures to be followed.

Request fulfilment – what is it?

Request fulfilment is the process followed by the Service Desk team and consists of fulfilling a request from a client. Its mission is to answer the request with the best quality support. In an organisation where a high number of service requests need to be managed, it is recommended that the management is done via a totally independent workflow for logging and handling requests.

What are the four main processes of IT?

  1. Service request management – a formal request from a user for something that needs to be provided.
  2. Incident management – a non-planned disruption of an IT service or a reduction of its quality – for example: “The website is down.”
  3. Problem management – eliminate recurring incidents and minimise incidents that can be prevented – for example: “The reporting app problem is happening again.”
  4. Change management – standardised method to control changes to the IT system in order to minimise its impact on services – for example: “The database upgrade is now complete.”

Prioritisation in service request management

To IT teams in organisations, service requests frequently exceed available capacity in terms of time and resources. IT service teams in big companies constantly answer business requests and, much of the time, they must prioritise: responding first to clients who need the most attention. However, clients complain that it is hard to work with IT because they do not respond, and that it takes too long to complete requests that they need for work. A service request management system makes this process really simple, since it gives people a “self-service” ability, provides them with answers based on suggestions from a knowledge base and streamlines the whole request fulfilment process, therefore delivering an excellent service. In the light of all these issues, there are a few things that IT service teams should prioritise.

Top five prioritisations to deliver an excellent IT service:

  1. Client comes first – service desk teams can often be driven by supply instead of demand. Are you creating a service request catalogue with self-service features because you think it is good, or are you working directly with your clients, meeting their biggest needs? A lot of organisations have created a catalogue portal of service requests that has resulted in a very low usability. Learn from others’ mistakes, and create something based on demand, not on supply.
  2. Focus on “popular” requests – service desk teams can start from a broad and superficial standpoint or from a narrow and deep one. Understand what will serve your organisation and your clients best. It is common practice to start with a sub-group of “popular” services and expand from there, based on usage and feedback. Try not to overload your team in the early stages, and remember that a failed launch will make it more difficult to have clients coming back for a second try.
  3. Integrate knowledge – clients seek answers. Therefore, give them easy access to the knowledge base and redirect tickets to searchable items. Providing a self-service experience that your associates love is the first step to make the whole process easier and to make them ask again.
  4. Centralise the self-service portal – clients are always looking for a single place where they can get help, so even if you develop the most powerful self-service system, it will be useless if it’s not easily found by users. Always try to centralise and increase value when they use the services you offer.
  5. Streamline automation – providing highly functional and knowledge-centric service request management is an excellent first step, but you need to find ways to make your IT team deliver even more value to your clients through a self-service experience. Here, the power to be effective is found in automation. When you incorporate automation into your service desk functionality, you reduce the overall workload of your IT team by taking care of the most common and repetitive tasks.

Service request management process

Even though there are some variations in the way a service request is fulfilled, it is important to focus on how to leverage standardisation and improve the general quality and efficiency of the service. The schema below shows a simple service request fulfilment process, based on the recommendations from ITIL, that can be used as a starting point to adapt existing processes or establish new ones.

gestão de pedidos de serviço

An overview of the service request fulfilment process:

  1. A client requests support through their catalogue of services or via email.
  2. The service desk team analyses the request according to the qualification and approval process.
  3. A team member of the service desk works to fulfil the request, or forwards the request to someone who is able to complete it.
  4. When the request is fulfilled, the service desk completes the ticket. The team member consults the client to ensure that the request was fulfilled as expected.

Eight tips to consider when defining service requirements

  1. Start with the items most frequently requested and choose those that can be fulfilled in the fastest and easiest way. This will allow you to deliver immediate value to your clients and will allow the service desk team to learn as they build further elements of the service requests catalogue.
  2. Record every dimension of service requests (date of request, approval process, fulfilment procedures, fulfilment team, “owners” of the process, SLAs, reporting, etc.) before you add them to the catalogue. This will allow the IT team to manage the requirements of the request better over time. This step is really important to the more complex requests that will evolve in the future.
  3. Collect all necessary data to start the request processes, but do not overload your client with too many questions.
  4. Standardise the approval process as much as you can. For example, every request for a new monitor is considered pre-approved and every request for software requires approval from the client’s superior.
  5. Review the process and procedures of request fulfilment to identify which support teams are responsible for answering and if there are any specific requirements.
  6. Accept that knowledge must be provided in the knowledge base when a request offer is eleased. The main goals of self-service are to give clients what they want faster and to redirect requests as much as possible. This way you will be able to answer questions through a simple FAQ; include this knowledge as part of the plan when you create a service request offer.
  7. Review the Service Level Agreements (SLAs) to ensure that you have the right metrics and notifications properly defined, allowing requests to be fulfilled in a viable period of time.
  8. Accept that reporting is necessary, so you can properly manage the whole lifecycle of a service request and the catalogue, in the long run.

This content is based in an article published in the Atlassian Blog – Best Practices for Service Request Management. Xpand IT is the exclusive partner of Atlassian in Portugal, and was awarded the status of Atlassian Platinum Solution Partner..

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As melhores práticas para a gestão de pedidos de serviço

Gestão de pedidos de serviço

O que são pedidos de serviço?

As equipas de TI recebem uma larga variedade de pedidos dos seus clientes, incluindo acesso a aplicações, melhoramentos de software, upgrades de computadores ou novos smartphones, por exemplo. Este tipo de pedidos é classificado segundo a ITIL como “Pedidos de Serviço” e identifica o inerente processo de gestão como “Resolução de Pedidos”. Muitos dos pedidos de serviço são recorrentes, portanto e para obter a máxima eficiência, devem ser definidos processos e procedimentos que sejam repetíveis.

Resolução de pedidos – o que é?

Resolução de pedidos é o processo gerido pela equipa de Service Desk que consiste em resolver um pedido de um cliente. A sua missão consiste em responder ao pedido com o maior e mais elevado nível de qualidade de suporte. Numa organização onde um elevado número de pedidos de serviço têm de ser geridos, é recomendado efetuar a sua gestão numa corrente de trabalho totalmente independente e que possibilite gravar e manusear estes registos de forma separada.

Quais são os 4 processos de TI fundamentais?

  1. Gestão de pedidos de serviço – um pedido formal de um utilizador para algo que necessita de ser providenciado
  2. Gestão de incidentes – uma interrupção não planeada de um serviço de TI ou uma redução da qualidade do mesmo – exemplo: “website em baixo”
  3. Resolução de problemas – eliminar incidentes recorrentes e minimizar incidentes que não podem ser prevenidos – exemplo: “O problema da aplicação de reporting está a ocorrer novamente”
  4. Gestão da mudança – metódo standardizado para controlar mudanças ao sistema de TI para minimizar o impacto nos serviços – exemplo: “O upgrade da base de dados está agora terminado”

Priorização na gestão de pedidos de serviço

Para as equipas de TI nas organizações, os pedidos de serviços excedem muitas vezes a capacidade em termos de tempo e recursos. As equipas de serviços de TI em empresas de grande dimensão, respondem constantemente a pedidos de negócio e muitas vezes “entram em modo”: responder primeiro aos clientes que mais reinvindicam essa atenção. No entanto, os clientes reclamam que é difícil trabalhar com o TI, que este não responde e que leva demasiado tempo a fechar os pedidos de que necessitam para trabalhar. A gestão de pedidos de serviço torna todo este processo bastante mais simples, na medida em que dota as pessoas de uma capacidade “self-service”, fornece respostas com base em sugestões de uma  “knowledge base” e agiliza todo o processo de resolução de pedidos entregando assim, um serviço ótimo. À luz de todas estas questões, existem algumas coisas que as equipas de serviços de IT devem priorizar.

Top 5 de priorizações para entregar um serviço de TI ótimo

  1. Cliente primeiro – as equipas de “service desk” podem várias vezes ser conduzidas pela oferta em detrimento da procura. Está a criar um catálogo de pedidos de serviço com funcionalidades “self-service”, porque acha que é algo bom, ou está a trabalhar diretamente com os seus clientes na satisfação das suas maiores necessidades? Muitas organizações criaram um portal de catálogo de pedidos de serviços que resultou numa utilização baixíssima. Aprenda com os erros de outros e crie algo baseado na procura e não na oferta.
  2. Foco em pedidos “populares” – as equipas de “service desk” tanto podem começar de forma ampla e superficial ou estreita e profunda. Perceba o que vai servir melhor a sua organização e os seus clientes. É uma prática comum, começar com um sub-conjunto de oferta de serviços “populares” e escalar a partir daí com base na sua utilização e feedback. Tente não sobrecarregar em demasia a equipa numa fase inicial e lembre-se de que um lançamento falhado fará com que seja mais difícil fazer com que os clientes voltem para uma 2ª tentativa.
  3. Integre o conhecimento – os clientes procuram por respostas. Forneça-lhes portanto acesso facilitado à “knowledge base” e redirecione tickets com artigos pesquisáveis. Entregar uma experiência self-service que os seus colaboradores adorem, é o primeiro passo para que todo o processo seja facilitado e para que estes voltem a perguntar e encontrar respostas.
  4. Centralize o portal “self-service – os clientes procuram sempre um local único quando procuram ajuda, por isso, mesmo que desenolva o mais poderoso sistema de “self-service”, ele será inútil se os clientes não o encontrarem facilmente. Deve procurar caminhar sempre no sentido da centralização e procurar aumentar o valor fornecido aos clientes quando estes utilizam o catálogo de serviços.
  5. Alavanque a automação – fornecer uma gestão de pedidos de serviço altamente funcional e centrada no conhecimento é um excelente primeiro passo, mas é necessário encontrar formas para que a equipa de TI possa entregar ainda mais valor aos seus clientes com uma experiência self-service. O poder para ser efetivo aqui, encontra-se na automação. Quando conseguir incorporar a automação nas suas funcionalidades de “service desk”, estará a reduzir a carga de trabalho global da sua equipa de TI ao retirar as tarefas mais comuns e repetitivas.

O processo de gestão de pedidos de serviço

Embora possam existir algumas variações na forma como um pedido de serviço é resolvido, é importante focar-se em como pode alavancar a standardização e melhorar a qualidade e eficiência global do serviço. O esquema abaixo representa um processo simples de resolução de pedido de serviço, baseado nas recomendações ITIL e que pode ser usado como um ponto de partida para adaptar processos existentes ou definir novos.

O processo de resolução de pedidos de serviço em resumo:

  1. Um clientes solicita apoio através do seu catálogo de serviços ou via e-mail.
  2. A equipa de “service desk” analisa o pedido em consonância com o processo de qualificação e aprovação.
  3. Um membro da equipa de “service desk” trabalha para resolver o pedido, ou reencaminha o pedido para alguém que o possa fechar.
  4. Após a resolução do pedido, o “service desk” fecha o ticket. O membro da equipa consulta o cliente para assegurar-se de que o pedido deste foi devidamente resolvido.

8 dicas a considerar quando define requisitos de serviço

  1. Comece pelos items mais frequentemente solicitados e escolha aqueles que mais rápida e facilmente são resolvidos. Isto permitir-lhe-á entregar valor imediato aos seus clientes e permitirá que a equipa de “service desk” possa aprender à medida que constrói fases futuras do catálogo de pedidos de serviço.
  2. Documente todos requisitos dos pedidos de serviço (data do pedido, processo de aprovação, procedimentos de resolução, equipa de resolução, “donos” do processo, SLA’s, reporting, etc.) antes de os adicionar ao seu catálogo. Isto possibilitará à equipa de TI, gerir melhor os vários requisitos dos pedidos ao longo do tempo. Este passo é bastante importante para pedidos mais complexos que irão evoluir de futuro.
  3. Capture os dados necessários apra iniciar processos de pedidos, mas não sobrecarregue o seu cliente com demasiadas questões.
  4. Standardize o processo de aprovação sempre que possível. Por exemplo, todos os pedidos para novos monitores são considerados pré-aprovados e todos os pedidos de software carecem de aprovação por parte do superior do cliente.
  5. Reveja o processo e procedimentos de resolução de um pedido para identificar quais as equipas de suporte que são responsáveis pela resposta e se existe algum requisito específico.
  6. Identifique que conhecimento deve ser disponibilizado na “knowledge base” quando é libertada uma oferta de pedidos. O objetivo global do “self-service” é dar aos seus clientes aquilo que querem mais rapidamente e redirecionar pedidos sempre que possível. Desta forma poderá responder a questões através de um simples FAQ, incluindo este conhecimento como parte do plano quando criar uma oferta de pedidos de serviço.
  7. Reveja os Service Level Agreements (SLA’s) para garantir que tem as métricas corretas e as notificações devidamente definidas, permitindo que os pedidos sejam resolvidos num período de tempo viável.
  8. Identifique que reporting é necessário para que possa gerir devidamente todo o ciclo de vida de um pedido de serviço e o respetivo catálogo a longo prazo.

Gestão de pedidos de serviço com Jira Service Desk

O Jira Service Desk está no cerne da abordagem tecnológica da Atlassian à gestão de pedidos de serviço em TI (ou IT Service Management – ITSM). Construído com base na plataforma Jira, o Jira Service Desk é projetado de base para equipas de TI e é a a solução de Service Desk mais colaborativa que existe no mercado. Então, porque usar o Jira Service Desk para gerir pedidos de serviço?

Deixamos que seja um cliente de referência da Xpand IT, o Pestana Hotel Group, a dar-lhe essa resposta, através do testemunho dado no evento Atlassian Jam Sessions, levado a cabo em junho de 2018. Assista ao vídeo:

Quer conhecer melhor o Jira Service Desk?

Temos a iniciativa ideal para si. Se quer conhecer melhor todas as potencialidades desta plataforma de referência para gestão de pedidos de serviço, assista ao Webinar gratuito que a Xpand IT levará a cabo no próximo dia 27 de setembro. Vamos mostrar-lhe de que forma pode criar ou melhorar toda a gestão de service desk na sua empresa. Garanta já a sua slot!

INSCRIÇÃO GRATUITA

Este conteúdo é baseado num artigo publicado no Blog Atlassian – Best Practies for Service Request Management. A Xpand IT é parceira exclusiva Atlassian em Portugal, tendo atingido o estatuto Atlassian Platinum Solution Partner.

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Pledge 1%: O apoio à Associação Crescerbem com Jira Software

A Associação Crescerbem é uma Instituição Particular de Solidariedade Social, fundada em 2011, e que tem como principal objetivo apoiar famílias de crianças que se encontram hospitalizadas e que demonstrem carência económica. A associação iniciou a sua atividade no Hospital Dona Estefânia, em Lisboa, junto ao qual mantem a sua sede, tendo, entretanto, alargado o apoio ao Hospital de Santa Maria e ao Hospital Beatriz Ângelo.

A missão da Crescerbem passa, precisamente, por capacitar as famílias de uma forma personalizada, atendendo às necessidades específicas de cada caso, tornando-as mais autónomas e independentes. Desta forma, o acompanhamento não acontece apenas durante o internamento, mas também no período que se segue após a alta médica.

Com o apoio domiciliário que a associação começou a garantir, outras necessidades foram sendo identificadas – para além do acompanhamento hospitalar – e, a partir desse momento, nasceram inúmeros projetos paralelos, como a dispensa solidária (cabazes de alimentos fornecidos às famílias), a lavandaria ou, ainda, a farmácia solidária (que fornece os medicamentos necesssários).

Apesar do número de famílias apoiadas e da quantidade de processos existentes, a informação ainda se encontrava toda offline. Ou seja, era impossível aceder à informação necessária sem estar fisicamente na sede da associação. Os voluntários passavam horas a procurar processos e a atualizá-los, o que resultava numa enorme falta de visibilidade sobre o estado atual de cada apoio. Informatizar toda esta informação era, por isso, extremamente necessário. No entanto, existia um problema: a falta de meios financeiros para apostar em soluções tecnológicas que conseguissem pôr fim a este problema.

Foi nesta fase que a Donate IT – uma comunidade de voluntários que trabalha em tecnologias da informação – entrou em cena, através de Sofia Neto, voluntária da comunidade e Collaboration & Development Solutions Lead da Xpand IT. Sofia conseguiu aliar o trabalho da Donate IT ao movimento Pledge 1% – movimento ao qual a Xpand IT aderiu no ano de 2017, comprometendo-se a doar, anualmente, 1% de lucro e 1% de produto a instituições de solidariedade social. De forma totalmente pro bono, a Xpand IT disponibilizou Jira Software à Crescerbem (incluindo a implementação e o suporte), cumprindo tanto a visão da Donate IT – ajudar os outros a ajudar – como a do Pledge 1%.

Este projeto, para além de ser extremamente importante na informatização de toda a documentação da Crescerbem, prova que o Jira Software tem muito mais funcionalidades do que a gestão de software. Na prática, pode ser adaptado a qualquer realidade.

Na associação, cada família corresponde àquilo que é um issue no Jira. Quando se inicia um novo apoio com uma nova família cria-se um novo issue e escolhe-se o tipo family. Neste caso, cada issue tem a informação completa que caracteriza cada família: quando se iniciou o apoio, quantos filhos existem, qual a naturalidade da família ou o contacto dos pais, são algumas das informações presentes.

Aparece tudo organizado em diferentes tabs, para que seja mais fácil a consulta e edição da informação de cada família e todas as iniciativas são consideradas subtasks: um apoio domiciliário ou a medicação entregue. Passou, então, a existir um registo de tudo aquilo que é realizado e todos podem aceder a essa informação em qualquer local.

A próxima release já está a ser preparada pela Xpand IT e terá dois objetivos: o primeiro é introduzir o Confluence, de forma a facilitar ainda mais a partilha de informação sobre as tarefas a realizar ou as famílias com processos abertos; e o segundo é incluir o Xporter na oferta, para que a associação consiga exportar facilmente um relatório, por exemplo, para poder apresentá-lo sempre com a melhor formatação.

Com este software temos a possibilidade de informatizar todos os processos sociais e isto significa que, com apenas um clique, conseguimos ter acesso a toda a informação referente às famílias. Qual a importância desta mudança? Vamos ter mais tempo. Tempo para avançar com a expansão para outros hospitais, tempo para ajudar mais famílias, e tempo para avançar com a ideia de um negócio social, que tornará a Crescerbem autosustentável

Isabel Ramos - Co-fundadora, Crescerbem
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Pledge 1%: Supporting Associação Crescerbem with Jira Software

Associação Crescerbem is a Private Social Solidarity Institution, founded in 2011, and its main goal is to help families of hospitalised children in economic deprivation. The association started in Dona Estefânia Hospital in Lisbon, where the headquarters still remain nearby. Meanwhile, the support has been extended to Santa Maria Hospital and Beatriz Ângelo Hospital.

The mission of Crescerbem is, specifically, to provide for families in a personalised manner, according to the specific needs of each case and helping them become more independent and autonomous. This way, follow-up does not happen only when a child is hospitalised, but also in the period after the medical discharge.

The association started offering home support and, through that, other needs started to be identified besides medical follow-up; from that point on, countless parallel projects came to life, such as the solidarity pantry (food baskets provided to families), the laundry service, and the solidarity pharmacy (which provides the necessary medication).

Despite the number of families helped and the number of existing cases, all the information was still offline. This means that it was impossible to access the necessary information without physically being in the association’s headquarters. Volunteers spent hours searching for case files and updating them, which resulted in a huge lack of visibility on the current state of each support case. Therefore, computerising all this information was critical. However, there was a problem: the lack of financial means to spend on technological solutions that could put an end to this problem.

It was at this stage that Donate IT – a community of volunteers who work with information technology – came into action through Sofia Neto, community volunteer and Collaboration & Development Solutions Lead from Xpand IT. Sofia managed to unite her work at Donate IT to the movement Pledge 1% – a movement which Xpand IT joined in 2017, thereby committing to annually donate 1% of profit and 1% of products to social solidarity institutions. Completely pro bono, Xpand IT made Jira Software available to Crescerbem (including implementation and support), thereby accomplishing Donate IT’s vision  – helping to help others  – and Pledge 1%’s vision.

Besides being extremely important to the computerisation of all documents of Crescerbem, this project proves that Jira Software has a lot more uses than software management. In practice, it can be adapted to any reality.

Inside the association, each family corresponds to an ‘issue’ in Jira. When support to a new family starts, a new issue is created and the type family is chosen. Each issue has the complete information that characterises each family: information including when the support started, how many children, which country the family is from and the contact details of the parents.

Everything is organised in different tabs in order to make viewing and editing of the information on each family easier, and all initiatives are considered subtasks: e.g. home support or medication provided. Therefore, a new registry of everything that happens has become an integral part of the process, and everyone with access permission can access that information anywhere.

Xpand IT is already working on the new release and it will have two goals: the first one is to introduce Confluence to further facilitate the sharing of information about tasks to be undertaken or families with open cases; the second one is to include Xporter, so that the association can easily export a report, for example, and to always be able to present it with the best formatting.

With this software, we have the ability to computerise all social processes and this means that access to all information related to the families is only a click away. What is the importance of this change? We will have more time. Time to begin expanding to other hospitals; time to help more families; and time to move forward with the idea of a social business, which will make Crescerbem self-sustaining.

Isabel Ramos - Co-founder, Crescerbem
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eXperience Agile 2018: Saiba o que pode esperar deste evento totalmente dedicado a práticas Agile

O evento eXperience Agile 2018 – antigo Scrum Day – é um evento que tem como objetivo promover o debate sobre práticas Agile, bem como fomentar o networking e a partilha de insights entre profissionais da área das TI. Sob o mote Improving Through People, este ano o eXperience Agile pretende difundir a ideia de que as práticas Agile melhoram o ambiente de trabalho e ajudam as organizações a crescer através da confiança que depositam no talento dos seus colaboradores e na abertura que existe para que estes possam partilhar o seu feedback.

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Os 8 melhores livros sobre DevOps e Agile

DevOps é uma cultura. É a cultura cujo ADN é constituído pela colaboração, pela comunicação entre equipas e pela agilidade no desenvolvimento de software. É, portanto, a cultura que permite uma simbiose perfeita entre o trabalho dos Devs e o trabalho das equipas de Operações.

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Inteligência Artificial: o Futuro é Agora

De há alguns anos para cá, a Inteligência Artificial tem estado a ganhar tração. Uma nova onda de plataformas que obtêm a máxima performance usando a última geração de processadores estão a obter resultados muito positivos. Mas em que consiste esta disciplina e que usos concretos advêm daqui?

Ana PaneiroInteligência Artificial: o Futuro é Agora
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Artificial Intelligence: The Future is now

It’s not exactly breaking news that the concept of Artificial Intelligence (AI) has been gaining some ground. A new wave of platforms that achieve maximum performance using the last generation of processors are obtaining really positive results. However, the question still stands: what defines this subject and what practical uses does it offer?

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