Anote o dia 25 de maio de 2018 na sua agenda. Este será o dia a partir do qual todos os cidadãos terão a possibilidade de realizar diferentes pedidos relacionados com os seus dados pessoais: desde pedidos para serem totalmente “esquecidos” pelas empresas, oposição ao tratamento dos seus dados ou, simplesmente, usufruto do seu direito à informação.
Então, como garantir que todos esses pedidos são recolhidos, que há um fluxo controlado que garante que o pedido é cumprido, que sabemos exatamente qual o seu estado e que respondemos no prazo estabelecido?
Criar uma nova caixa de e-mail para receber este tipo de pedidos pode parecer uma solução óbvia, mas não será, certamente, a mais eficiente.
A utilização do Jira Service Desk pode ser a solução que procura, uma vez que permite que pequenas, médias ou grandes empresas possam criar um portal simples, através do qual os seus clientes e colaboradores podem submeter pedidos, obter feedback sobre o estado dos pedidos e trocar mensagens que garantam a boa resolução do mesmo.
Em apenas 5 dias poderá ter uma solução robusta e eficaz, que lhe permita atuar com agilidade na recepção de solicitações vindas de clientes, na identificação de incidentes e no requerimento de pedidos de alteração ou de criação de novas atividades relacionadas com o processamento de dados.
Crie portais simples
Crie um Portal para que os seus colaboradores possam reportar solicitações, incidentes ou até solicitar a análise de novas atividades de processamento de dados.
Através do Portal, os seus clientes poderão exercer os seus direitos, ter acesso aos pedidos efetuados e ao respetivo estado.
Workflows para controlar os pedidos
Para cada tipo de pedido desenhe um workflow adequado, que lhe permita controlar o número de pedidos que aguardam a sua resposta, que estão em análise ou que esperam feedback do cliente.
Defina SLA’s
Após definir o workflow, defina um SLA que lhe permitirá controlar, por exemplo, o tempo de resolução de um pedido.
Poderá ainda definir SLA’s que tenham em conta a prioridade, o tipo de pedido ou outro qualquer critério que possa fazer sentido no caso da sua empresa.
Se quiser saber mais sobre como pode utilizar Jira Service Desk para gestão de pedidos RGPD, fale connosco.
