Gestão de equipas de Marketing com ferramentas Atlassian

A organização de trabalho é um tema diário de todas as empresas. Quem delega o quê? Em que ponto está aquele projeto que não pode mesmo falhar? Como fazer o report da carga de trabalho que a sua equipa suporta?

Todas estas questões são legítimas, e é por isso que o vamos ajudar a tirar proveito das ferramentas Atlassian para potenciar a sua equipa e organização. Iremos também apresentar um use case, utilizando como exemplo a equipa de Marketing da Xpand IT, para que possa perceber de forma mais detalhada qual o verdadeiro potencial destas ferramentas em equipas fora do âmbito do desenvolvimento de software.

Comecemos pelo Confluence. Esta plataforma de gestão e partilha de knowledge, permite que as equipas, independentemente da área de atuação numa organização, consigam mostrar os projetos em que estão envolvidas, partilhar resultados, iniciativas ou até mesmo conteúdos pessoais que possam ser úteis à organização. Graças à sua estrutura, a plataforma permite que os fluxos de informação corram de forma eficaz fazendo com que todas as pessoas envolvidas na empresa estejam ao ocorrente do dia-a-dia do trabalho de cada um.

Vejamos o caso da equipa de Marketing da Xpand IT. Com o acesso ao Confluence, é possível dar visibilidade à empresa de todas as iniciativas de Marketing (e não só!) que estão a decorrer. O acesso fácil à informação, faz com que todos os colaboradores se sintam envolvidos nos mesmos projetos, aumentando e fomentando a cultura do teamwork. Assim, todos têm uma voz, partilham, contribuem e dão feedback.

Podemos perceber o impacto do Confluence, por exemplo, numa interação entre a equipa de Marketing e a equipa de Sales. Mesmo trabalhando sobre alçadas diferentes, a plataforma permite que ambas as equipas partilhem os seus inputs no apoio à participação da Xpand IT num evento externo. Através da rápida e fácil edição dos conteúdos da página do evento, é possível aumentar a agilidade de todo o processo organizacional e simplificar um trabalho burocrático que, numa habitual troca de e-mails, se pode tornar moroso.

É possível, também, criar notas de reunião, planos de projetos, especificação de serviços, entre outros tipos de documentos, que fomentem o processo colaborativo das equipas e contribuam para uma execução mais ágil e eficaz.

Estes são alguns exemplos dos benefícios que o software Confluence pode trazer à sua equipa.  Poderá saber mais informações sobre o Confluence aqui. Consulte o artigo 10 razões para atualizar a sua versão de Confluence para conhecer outras funcionalidades que pode usufruir com esta ferramenta.

O Jira é uma plataforma de gestão de trabalho que permite que as suas equipas consigam visualizar o estado de todas as suas tarefas de uma forma mais prática, intuitiva e colaborativa. O Jira Software estende a funcionalidade base do Jira para suportar processos ágeis de desenvolvimento (não necessariamente software) e facilitar o planeamento, execução e otimização do trabalho das equipas.

Existem 4 fases ligadas ao sucesso desta plataforma e que impactam positivamente no trabalho das suas equipas:

– Plan: distribuição de tarefas por toda a equipa;

– Track: priorização e acompanhamento de tarefas para o sucesso de cada projeto onde a sua equipa está envolvida;

– Release: tempo de execução das várias tarefas. Ao longo do período de trabalho, cada elemento da equipa pode alterar o status de cada tarefa para manter o resto da equipa atualizada;

– Report: no final de cada período de trabalho, é possível a elaboração de um report que identifique onde a sua equipa teve sucesso e os pontos de melhoria.

É com base nestas 4 fases que regressamos ao exemplo da equipa de Marketing da Xpand IT. Dentro de uma equipa podem existir várias metodologias de trabalho a adotar (neste artigo poderá ver as 5 metodologias Agile que existem). Neste caso, vamos explorar a metodologia SCRUM.  Este método de trabalho carateriza-se pelos ciclos ou etapas de desenvolvimento, definidas como sprints, e pela maximização do tempo de desenvolvimento de uma série de tarefas.

Regra geral, devem existir todos os dias reuniões de 15 minutos, as daily scrum, que permitem determinar o progresso do projeto, dar visibilidade de impedimentos existentes e definir os objetivos para o dia de trabalho. Com períodos de trabalho quinzenais, denominados por sprints, a equipa inicia o seu ciclo de trabalho com uma reunião onde cada elemento da equipa cria as suas tarefas na plataforma e atribui várias métricas às mesmas: story points (de 1 a 8), que ajudam a determinar a complexidade de cada task; horas, que prevê um número mais fiável do tempo a despender  por cada tarefa; priority, que permite definir a urgência de cada tarefa; assignee, pessoa responsável pelo cumprimento da mesma. A equipa utiliza ainda labels (ou tags) para categorizar tarefas, facilitando a análise de tempo dispendido no report final de cada sprint.

Depois, o SCRUM Master – pessoa responsável por garantir as práticas do processo – dá início ao sprint.

No final do sprint, a equipa volta a reunir para fazer o Sprint Review e perceber os pontos de melhoria nos seus métodos de trabalho, dificuldade das tarefas, entre outros.

Com esta ferramenta, conseguimos perceber, enquanto equipa, a carga horária que é necessária para cada tarefa e, assim, otimizar a organização de trabalho e eficácia na alocação de recursos.